来店率アップ！予約確定後のリマインドでドタキャンを減らす仕組み
「予約は入るのに、当日来ないお客様がいる…」「無断キャンセルによる損失がバカにならない」
こうしたドタキャンの多くは、「忘れていた」「なんとなく連絡を後回しにした」といった心理によるものです。 その防止に効果的なのが、予約確定後の“リマインドメッセージ”の仕組み化です。
この記事では、予約制ビジネスの現場で実践できるドタキャンを減らすためのリマインド活用法を、具体的な文例・タイミング付きでご紹介します。
1. ドタキャンの主な原因は「悪意」ではない
- 予約したことをうっかり忘れていた
- 行けないと気づいたが連絡が面倒で放置
- なんとなく気が進まず無言キャンセルしてしまった
つまり、ドタキャンの多くは“意図的な迷惑行為”ではなく、心理的ハードルや忘却に起因しているのです。
2. リマインドは「記憶」＋「責任感」に働きかける
リマインドメッセージには、次のような心理的効果があります：
- 忘却防止：スケジュールを再認識させる
- 自分ごと化：予約は「約束」だと意識させる
- 責任感喚起：無断キャンセル＝迷惑になると伝える
ただし、効果を高めるには送信のタイミング・文面・トーンにも工夫が必要です。
3. 来店率が上がるリマインドのタイミングと例文
● 推奨タイミング
- 予約直後（ポリシーの再確認を含む自動返信）
- 前日 18時～21時（予定を意識する時間帯）
- 当日朝（営業時間前）（再認識＋直前キャンセルの抑止）
● リマインド文例①：前日夜
「◯◯様、明日◯時からのご予約、スタッフ一同お待ちしております✨ 変更・キャンセルがある場合は本日中にご連絡くださいませ。」
● リマインド文例②：当日朝
「本日◯時より、◯◯様のご予約をお取りしております。お気をつけてお越しください☺️ ※ご連絡なしのキャンセルはキャンセル料の対象となります。」
※穏やかなトーン＋明確なルールの再提示がポイントです。
4. リマインドの仕組み化で「伝え忘れ」を防ぐ
リマインドは、毎回手動で行うと負担が大きく、忘れるリスクもあります。 可能であれば、予約時の自動返信に含める、前日にテンプレート文を送る習慣を持つなど、あらかじめ決めたフローをスタッフで共有することが重要です。
ポリシーを予約時にしっかり伝え、来店直前に再提示することで、無断キャンセルは大きく減らせます。
5. リマインドしても無断キャンセルされた場合は？
丁寧にリマインドしても、連絡なしで来店されないお客様は一定数存在します。そのような場合には、事前に示したキャンセルポリシーに基づき、キャンセル料の請求を行うことが可能です。
『キャンセル料請求代行navi』では、無断キャンセルに対して弁護士が正式に請求を代行し、事業者様の業務負担を軽減いたします。