無断キャンセルを未然に防ぐ！キャンセルポリシー作成の大切なポイント

飲食店やサロン、ホテルなど予約制ビジネスにおいて、無断キャンセル（ドタキャン）を未然に防ぐためには、分かりやすく、納得感のあるキャンセルポリシーを設定することが重要です。しかし、ただ「キャンセル料を請求します」と一言書くだけでは効果は薄く、お客様に不信感を抱かせてしまう可能性もあります。

本記事では、無断キャンセルを防ぎつつ、お客様に理解されやすいキャンセルポリシーの作成ポイントを具体的に解説します。

ポリシーは「シンプルかつ明確」にする

キャンセルポリシーは、お客様が一目で理解できる内容にすることが大切です。曖昧な表現や複雑なルールは避け、具体的に伝えるよう心掛けましょう。

明確なキャンセルポリシーの例

• 前日までのキャンセルは無料です。
• 当日のキャンセルは100%の料金をいただきます。
• 無断キャンセルの場合は全額請求いたします。

　

文章が簡潔で具体的なほど、お客様は「きちんとルールがある」と認識し、無断キャンセルの抑止力になります。

事前に「お客様の同意」を得る仕組みを作る

お客様がポリシーに同意したことを確認する仕組みを取り入れることで、キャンセル時のトラブルを減らすことができます。

取り入れるべき工夫

• オンライン予約フォームに同意チェックを設ける
  例：「キャンセルポリシーに同意する」というチェックボックスを設ける
• 電話予約時に口頭で伝える
  例：「キャンセル料が発生することを事前にご了承ください」
• 確認メールやLINEで再度案内する
  例：「ご予約内容とキャンセルポリシーをご確認ください」

事前にお客様に意識してもらうことで、軽い気持ちで予約することを防げます。

「合理的なキャンセル料」を設定する

キャンセル料が過度に高額だとお客様の反感を招く一方で、低すぎると抑止力が働きません。以下のポイントを考慮しながら、合理的な金額を設定しましょう。

実際の損害を考慮する

食材の仕入れコスト、人件費、他のお客様を断った場合の損失額などを参考にします。

日程に応じて段階的に設定する例

• 前日までのキャンセル：無料
• 当日キャンセル：50%
• 無断キャンセル：100%

お客様にとって「納得感のある金額」を設定することで、信頼を維持しつつ無断キャンセルを防ぐことができます。

キャンセルの連絡方法を明記する

「連絡がつかなかった」という理由でキャンセル料を請求できないケースを防ぐため、明確に連絡方法を伝えましょう。

キャンセル連絡方法の例

「キャンセルの際は必ずお電話でご連絡ください。」

「LINEやメールでも受け付けていますが、当日のキャンセルに関してはお電話にてご連絡ください。」

連絡先や受付時間もあわせて伝えておくと、お客様も安心して連絡を取ることができます。

リマインド連絡でフォローをする

無断キャンセルの多くは、お客様が「予約を忘れていた」ことが原因です。事前にリマインド連絡を送ることで、キャンセルを未然に防げます。

リマインド連絡の例

予約日の前日に「ご予約内容の確認」連絡として

「明日のご来店をお待ちしております。万が一キャンセルされる場合は、こちらまでご連絡ください。」

といった連絡をメールやLINEで送る。

シンプルな一言でも、リマインドすることで無断キャンセルを大幅に減らせます。

まとめ：お客様と信頼関係を築くキャンセルポリシーを

無断キャンセルを防ぐためには、明確で納得感のあるキャンセルポリシーを作成し、お客様にしっかり伝えることが重要です。

また、リマインド連絡や事前の同意確認といった工夫を取り入れることで、軽い気持ちでの予約や無断キャンセルを防ぐことができます。

『キャンセル料請求代行navi』では、無断キャンセルによる損害を最小限に抑えるため、キャンセル料の回収サポートを行っています。「キャンセル料をどうすれば回収できるのか？」とお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。