キャンセル料請求に必要な証拠とは？会話・予約履歴の保存ポイント
キャンセル料を請求したいと考えても、「証拠がないと請求できないのでは？」と不安に思う店舗経営者の方も多いのではないでしょうか。
実際、キャンセル料の請求には契約内容・顧客とのやりとり・損害の発生を示す証拠が重要です。
この記事では、キャンセル料請求時に必要となる証拠の種類と、保存しておくべき会話・履歴・記録のポイントを、弁護士監修の視点でわかりやすく解説します。
1. なぜ証拠が必要なのか？
キャンセル料の請求は、顧客との“契約”があったことを前提としています。仮に裁判による請求に発展した場合、以下を立証する証拠が必要です。
- 予約が確かに行われていたこと
- キャンセルポリシーが明示・合意されていたこと
- 実際に損害が発生したこと（仕入れ、空席、人件費など）
口頭だけでは「言った・言わない」の水掛け論になる可能性があり、記録として残すことが極めて重要になります。
2. 保存しておくべき主な証拠とは？
以下は、キャンセル料請求において有効性が高い証拠です。
- 予約システムや手帳の記録
日時・人数・コースなどが明記されているもの - LINEやメールのやりとり
予約の確認・キャンセルポリシーの通知・同意内容 - キャンセルポリシーの表示内容
Webサイト・SNS・紙面・レジ横の掲示物など - 実際にかかった費用の記録
仕入伝票・予約分の人員確保・材料準備の証明など
これらはスクリーンショットや印刷などの形で保存しておくことが重要です。
3. 会話記録を残すには？
電話予約や口頭でのやり取りがメインの業種では、「同意を取った証拠」が残りにくいため、次のような工夫が有効です。
- 電話内容をメモ・日時とともに記録
- 予約確定後にLINEやSMSで再確認メッセージを送信
- 会話内容の要点をメールなどで文書化して残す
予約の最終確認とともに、「キャンセルポリシーをご確認ください」などの文言を入れるだけでも、後のトラブル防止になります。
4. 保存の注意点とおすすめの保管方法
- LINE・InstagramなどのDMはスクショ＋PDF保存
- Googleドライブ・Dropboxなどにバックアップ
- 記録用のスプレッドシートやノートを作成
個人情報を扱うため、保存場所のセキュリティにも配慮しましょう。
5. 弁護士に依頼する場合に備えておくとよい証拠
請求に弁護士のサポートを受ける際、次のような資料があるとスムーズに対応してもらえます。
- 予約の詳細（日時・人数・コース）
- 顧客とのやりとりの記録（LINE・メール等）
- キャンセルポリシーの掲示・説明内容
- 損害の根拠となる資料（仕入伝票・レシートなど）
「何を渡せばいいかわからない」という場合でも、証拠の整理からアドバイスを受けることができます。
まとめ｜キャンセル料請求には“証拠の積み重ね”がカギ
キャンセル料を請求する際には、予約の証拠・同意の証拠・損害の証拠といった複数の情報を組み合わせることが重要です。日々の業務の中で、意識的に記録を残しておくことが、万が一のトラブルを防ぐ最大の対策となります。
『キャンセル料請求代行navi』では、証拠の整理から回収手続きまで弁護士と連携して対応しています。請求に不安がある方は、ぜひお気軽にご相談ください。