飲食店でも実践できる！少人数運営でのキャンセル料請求マニュアルの作り方
飲食店でも実践できる！少人数運営でのキャンセル料請求マニュアルの作り方
少人数で運営している飲食店にとって、無断キャンセル（ドタキャン）は死活問題。とはいえ、スタッフも限られており、請求対応に時間や労力を割けないのが現実です。
そんな飲食店でも現場で実践できるよう、誰でも使えるキャンセル料請求マニュアルの作り方をステップ形式で解説します。
1. 請求マニュアルを作るメリットとは？
- トラブル発生時の対応が属人化せず、誰でも対応できる
- 心理的ストレスが軽減され、感情的な対応を防げる
- 請求プロセスが明文化されることで、法的にも安心
特にスタッフが交代制の場合、統一されたマニュアルがあると対応のバラつきがなくなり、顧客トラブルも減少します。
2. ステップ別｜キャンセル料請求マニュアルの作成手順
STEP1：キャンセルポリシーの明記
請求の前提となる「キャンセル料の存在」を明示しておくことが大前提です。
- 例：「当日のキャンセルは、予約コース料金の100%を請求いたします」
- 予約フォームやLINEメッセージに記載しておく
- 可能ならチェックボックスで“同意”を取得
参考：無断キャンセルを未然に防ぐ！キャンセルポリシー作成の大切なポイント
STEP2：請求対象・金額・条件を定義する
「いつから」「どの程度のキャンセルに」「いくら請求するか」をあらかじめマニュアル内に定めておきます。
- 前日キャンセル：50%請求
- 当日キャンセル：100%請求
- 無断キャンセル：全額＋交通費など実費請求の可能性
ルールを明記しておけば、スタッフが迷わず対応できます。
STEP3：請求連絡のテンプレートを用意
実際に請求する際の文面が用意されていれば、誰でもスムーズに対応可能です。
▼請求メッセージ例（LINE・メール）
「◯月◯日◯名様でのご予約につきまして、無断キャンセルのためキャンセル料◯◯円を請求させていただきます。ご不明な点がございましたら、当店までご連絡ください。」
テンプレ化しておけば、感情的な対応を避け、冷静な対応が可能になります。
STEP4：入金方法と支払期限を明示
口座情報や支払期日も忘れずに伝えましょう。
- ◯日以内の振込（例：3営業日以内）
- 振込口座（店名義、または代表者名義）
- 支払い完了の連絡先（電話・LINEなど）
支払期限の記載は、内容証明郵便や少額訴訟の準備時にも重要な要素となります。
3. マニュアルを簡単に共有・運用するコツ
- GoogleドキュメントやLINE公式アカウントにマニュアル保存
- スタッフ用グループLINE・Slackにピン留め
- 新人スタッフ研修で使い回せるようフォーマット化
マニュアルは作って終わりではなく、現場で“誰でも使える”形に落とし込むことがポイントです。
まとめ｜小規模でも“準備された店”は強い
無断キャンセルへの対応は、できれば避けたいものですが、少人数運営の店舗こそ備えが必要です。
請求マニュアルを整備しておくことで、スタッフ間の対応の統一・心理的負担の軽減・法的リスクの回避にもつながります。
『キャンセル料請求代行navi』では、弁護士がキャンセル料の請求を正式に代行し、少人数運営の飲食店でも安心して法的に対応できる仕組みを提供しています。